Managementul timpului – Top metode de eficientizare, explicate pas cu pas!

Managementul timpului a devenit una dintre marile provocari ale zilelor noastre si asta pentru cei mai multi dintre noi! Daca esti liderul unei echipe, faci parte din departamentul HR sau esti chiar proprietarul firmei, atunci probabil ca te-ai intrebat si nu de putine ori:

– Cum as putea sa-mi termin taskurile in timp util?

– Cum ar putea echipa mea sa finalizeze proiectele, fara a depasi deadline-urile stabilite?

Si sunt intr-adevar lucruri pe care le poti face pentru gestionarea timpului in mod eficient, chiar si in conditiile in care simti ca esti prins din toate partile!  Asa cum vei descoperi din acest articol, diferenta principala dintre oamenii competenti si productivi, respectiv cei cei competenti dar neproductivi, este data de managementul timpului.

Acest articolul face parte din campania de promovare a cursului online – Leadership Mastery.


Iar acum, iata principalele subiecte:

1. Cum te ajuta managementul timpului sa-ti gestionezi eficient sarcinile zilnice?

2. Managementul timpului – metode de eficientizare explicate pas cu pas.


1. Cum te ajuta managementul timpului sa-ti gestionezi eficient sarcinile zilnice?

Sa stii ca acolo unde este timpul tau, acolo sunt actiunile tale, si acolo sunt rezultatele tale.

Modul in care iti gestionezi timpul are un impact semnificativ:

  • pe de o parte, asupra productivitatii tale;
  • pe de alta parte, asupra creierului tau (intrucat vei deveni mai structurat si mai focalizat pe rezultate).

Si pentru ca discutam despre managementul timpului, sa stii ca in viata iti arati prioritatile in functie de cum iti aloci timpul. Iar asta este valabil atat in plan personal cat si in plan profesional.

Iata la ce ma refer: daca esti liderul unei echipe si aloci 30% sau 40% din timp acelor oameni din echipa ta care au eficienta scazuta, si acelor activitati care doar iti ocupa timpul, gandeste-te cat de mari vor fi rezultatele tale? Cel mult medii. Mai departe de atat nu se pot duce, intrucat acolo unde managementul timpului este ineficient, niciodata nu putem discuta despre performanta!

Intrebarea este:

– Ceea ce iti ocupa timpul, iti aduce si rezultate mari?

Vezi tu, faptul ca esti ocupat cu tot felul de activitati nu inseamna in mod automat ca esti si productiv. De fapt, rezultatele sunt cel mai sincer indicator la ceea ce faci cu timpul tau.

Iata 4 motive pentru care merita sa-ti imbunatatesti managementul timpului:

1. Vei castiga cel putin 15-20% mai mult timp.

Asta inseamna in medie cam 1.5 ore/zi. Fa un calcul simplu si vezi ce ar insemna asta pentru tine intr-o singura luna? Dar pentru echipa ta?

Iata ce ar insemna sa castigi pentru tine intre 15% si 20% mai mult timp pe saptamana / luna.

1.5h * 5 = 7.5h / saptamana

7.5h * 4 = 30h / luna

Iata ce ar insemna sa castige o echipa de 10 persoane intre 15% si 20% mai mult timp pe saptamana / luna.

7.5h * 10 = 75h / saptamana

75 ore * 4 = 300h / luna.

Acum gandeste-te, cat de mult te ajuta managementul timpului daca ai o echipa de 20, 30 sau 50 de persoane? Cat timp castigi pentru afacerea ta?

2. Te vei mentine focalizat pe rezultate si crestere continua.

Eficientizarea timpului te constrange (si spun asta in sensul bun) sa-ti investeti timpul exact in acei oameni si acele activitati care iti aduc cele mai mari rezultate pentru echipa si pentru firma.

3. Vei creste productivitatea ta si a echipei tale.

Cand productivitatea va creste si profitul in firma va creste.

4. Vei respecta deadline-urile proiectelor.

Vei reusi sa faci asta in 100% din cazuri? In mod categoric, nu! Mai sunt si alti factori perturbatori (fie interni, fie externi), care pur si simplu, nu intra in zona ta de control. Ideea este ca managementul timpului in mod eficient va determina o imbunatatire semnificativa privind deadline-urile proiectelor.

Dar respectarea deadline-urilor vine si cu un beneficiu important: se reduce nivelul de stres!

Probabil ai trecut si tu prin momente stresante cand depaseai deadline-urile proiectelor. Te asteptai deja la clienti nemultumiti si colac peste pupaza, incepeau si sefii sa puna presiune asupra ta.

Iar asta este o situatie, as putea spune relativ buna, intrucat o situatie si mai grava este cand ai clauze contractuale care presupun penalitati financiare in cazul depasirii deadline-urilor.

Cam acestea ar fi din punctul meu de vedere cele mai semnificative 4 motive pentru care ar fi bine atat pentru tine si pentru echipa ta, sa-ti dezvolti managementul timpului cat mai eficient.


🖥 CURS ONLINE GRATUIT – LEADERSHIP ADVICE:

Inscrie-te la cursul Leadership Advice si descopera:

  • cum sa-ti rezolvi majoritatea problemelor de care te lovesti in mod frecvent in conducerea echipei;
  • cum sa-ti duci echipa la urmatorul nivel.

Vreau sa ma inscriu la cursul Leadership Advice – CLICK AICI


2. Managementul timpului – metode de eficientizare explicate pas cu pas.

Sunt metode pe care si eu le folosesc de multi ani si le includ in programe de dezvoltare a liderilor asa ca, ceea ce iti pun la dispozitie este rezultatul a ceea ce deja s-a dovedit ca functioneaza.

In continuare am sa-ti prezint o metoda de eficientizare pe termen mediu si lung, si apoi o metoda de eficientizare zilnica.

Sigur, daca vrei sa ai acces la un pachet complet care contine 6 metode de eficientizare a timpului, precum si instrumente performante de conducere a echipei si crestere accelerata a afacerii, iti recomand sa accesezi cursul online Leadership Mastery. Linkul il gasesti in descriere. In continuare sa trecem la prima metoda de eficientizare a timpului pe termen mediu si lung:

Instrument 1: Matricea Urgent – Important (Metoda Eisenhower)

Daca detii o pozitie de leadership, probabil cunosti Matricea Urgent-Important. O intalnesti si sub denumirea de metoda Eisenhower. Iata cum functioneaza?

Pentru inceput, trasam 2 axe de coordonate:

– Axa X face referire la cat de urgente sunt lucrurile. Aici avem: Urgent respectiv Non Urgent;

– Axa Y face referire la cat de importante sunt lucrurile. Aici avem: Important respectiv Non-Important.

Dar sa clarificam:

– Ce inseamna lucruri importante?

– Ce inseamna lucruri urgente?

– De ce este necesar sa le diferentiezi?

Ca sa ai o imagine clara, imagineaza-ti ca: lucrurile urgente sunt ca niste mici incendii care izbucnesc in afacere, si pe care cineva trebuie sa le stinga. In caz contrar, ele se extind. Tocmai de aceea, ele necesita atentie imediata!

Iata cateva exemple de lucruri urgente:

  • solutionarea sesizarilor si reclamatiilor facute de clienti;
  • solutionarea unui conflict de mici proportii in interiorul echipei;
  • stabilirea unei locatii pentru team-buildingul care se desfasoara peste 2 zile.

In continuare sa cream o imagine clara si pentru lucrurile  importante.

Pentru aceasta, imagineaza-ti ca lucrurile importante sunt motoarele care pun in miscare intreaga organizatie. Ele determina: directia afacerii si rezultatele intregii firme! Tocmai de aceea, ele necesita atentie pe termen mediu si lung.

Iata cateva exemple de lucruri importante:

  • cresterea nivelului de leadership al echipei in urmatoarele 12 luni;
  • cresterea cu 25% a vanzarilor in urmatoarele 6 luni;
  • imbunatatirea imaginii de brand;
  • crearea si dezvoltarea unui departament de marketing;
  • automatizarea afacerii;
  • crearea unui sistem intern de dezvoltare a echipei.

In concluzie, in echipa ta sau in afacerea ta:

  • cand spui Incendii, de fapt spui Lucruri Urgente;
  • cand spui Rezultate, de fapt spui Lucruri Importante.

Iar aici, apar doua intrebari:

– Lucrurile importante pot deveni si urgente?

– Exista aceasta posibilitate si din pacate, se intampla de fiecare data cand leadershipul este slab.

Cand liderii nu gestioneaza bine lucrurile importante pe termen mediu si lung, ceea ce initial era important, devine si urgent. De aceasta data, este ca si cum incendii de mari proportii izbucnesc in toata firma, iar daca liderii nu reusesc ca intr-un timp scurt sa stinga aceste incendii, firma incepe sa se duca cu viteza in jos. Dar asta nu este nimic altceva decat o consecinta a leadershipului de slaba calitate.

Sa stii ca, stingerea incendiilor de mari proportii devine dificila chiar si pentru liderii buni, si presupune decizii radicale luate pe ultima suta de metri, inainte ca firma sa inregistreze pierderi semnificative. Totusi, cu un leadership foarte bun, situatia inca mai poate fi salvata, iar pierderile pot fi minimizate. Pana acum am stabilit care este diferenta dintre lucrurile importante si cele urgente.

Asa ca, in continuare, sa vedem de ce este important sa le diferentiezi.

Cand vei sti clar care sunt activitatile importante, si care sunt cele urgente, vei depasi usor tendinta absolut naturala, de a te ocupa de lucrurile urgente, adica de lucruri mici care produc rezultate mici, dar care totusi trebuie facute de cineva.

In schimb iti vei ocupa timpul cu lucrurile importante, cu lucrurile care aduc rezultate mari, cele care tin de evolutia echipei si cresterea afacerii.

In continuare, iti voi prezenta pe rand cele 4 cadrane care construiesc Matricea Urgent-Important, astfel incat sa fiu cat mai sugestiv pentru tine. Apoi iti voi prezenta si un studiu de caz, pentru a fi cat mai relevant.


Cadranul 1. Urgent – Important

In acest cadran intra sarcinile de care trebuie sa te ocupi cat mai repede, intrucat:

  • pe de o parte, sunt Importante (adica influenteaza rezultatele intregii echipe);
  • pe de alta parte reprezinta urgente (adica nu pot suferi amanare).

In general, sarcinile Importante care sunt amanate, ajung la un moment dat sa devina si Urgente. Practic, ceea ce este Important, devine si Urgent, daca nu este planificat.

Cand lucrurile nu se fac “din timp”, te trezesti ca esti prea aproape de deadline, si atunci lucrurile importante devin si urgente.

De aceea cadranul Urgent – Important se mai numeste si Cadranul Urgentelor. In acest cadran, prognoaza meteo in leadership anunta furtuna, si in general pagubele sunt inevitabile.

Iata 3 elemente definitorii ale sarcinilor care intra in cadranul Urgent-Important:

  1. Trebuie solutionate primele, intrucat consecintele nerealizarii lor sunt costisitoare;
  2. Creeaza cea mai mare doza de stres, si in general genereaza conflicte in interiorul echipei;
  3. Cu cat nivelul de leadership intr-o echipa este mai slab, cu atat se va lucra mai mult in acest cadran.

Cum poti evita cat mai mult acest cadran? Solutia o reprezinta: PLANIFICAREA EFICIENTA! De aceea, incearca sa planifici cat mai bine lucrurile importante, pentru a nu deveni in timp, si urgente.


Cadranul 2. Non Urgent – Important

In acest cadran intra sarcinile de care trebuie sa te ocupi pe termen mediu si lung, intrucat:

  • pe de o parte sunt Importante (adica determina rezultatele intregii echipe);
  • pe de alta parte, nu reprezinta Urgente.

Realizarea lor implica multa munca, este vorba despre un proces de constructie care poate dura saptamani, luni sau chiar ani de zile. De aceea, cadranul Non – Urgent – Important se mai numeste Cadranul Planificarilor.

Acesta este cel mai important cadran in afaceri, deoarece aduce cele mai mari rezultate.

In afaceri, focalizarea predominanta a liderilor trebuie sa fie directionata in peste 90% din cazuri, spre lucrurile importante.

Iata 3 elemente definitorii ale sarcinilor care intra in cadranul Non Urgent-Important:

  1. Implica munca planificata dupa o stragie si un plan de actiune;
  2. Determina evolutia intregii firme si directia spre care se indreapta echipa si afacerea; si
  3. Cu cat nivelul de leadership intr-o echipa este mai mare, cu atat se va lucra mai mult in acest cadran.

Ca si consecinta: cu cat mai eficient vei lucra in acest cadran, cu atat mai rar vei ajunge sa lucrezi in primul cadran, acolo unde trebuie sa gestionezi urgentele, crizele si deadline-urile, iar situatiile conflictuale apar la tot pasul.

Dar, cum trebuie sa intelegi jocul activitatilor din cadranele 1 si 2, astfel incat sa-ti maximizezi eficienta?

Pentru aceasta, iata ce iti recomand:

  • in mod predominant, focusul atentiei tale ar trebui sa fie in cadrul 2 (adica acolo unde sunt sarcinile Importante, dar care nu reprezinta Urgente);
  • apoi, cand apar sarcini specifice cadranului 1 (adica Importante si Urgente), imediat trebuie sa comuti activitatea in acest cadran;
  • dupa ce ai solutionat lucrurile din cadranul 1, te intorci la activitatile din cadranul 2.

Cadranul 3. Urgent – Non Important

In acest cadran intra sarcinile pe care trebuie sa le delegi, intrucat:

  • pe de o parte, sunt Urgente (deci cineva trebuie sa se ocupe de ele);
  • pe de alta parte, nu sunt Importante (deci nu au putere sa influenteze rezultatele echipei).

De aceea, se mai numeste Cadranul Delegarii. Delegarea este un proces in 7 pasi si presupune a delega sarcini importante unor oameni care “pot sa duca” acele sarcini. Adica, nu delegi oricui, si nu delegi oricand!

Tot in cursul Leadership Mastery am prezentat detaliat aceasta formula eficienta, care te ajuta sa delegi fara sa mai fie nevoie sa te preocupe sarcina pe care ai delegate-o.

Daca tu ca lider te ocupi de sarcinile din acest cadran vei deveni, ceea ce in leadership se numeste pompier. Vei stinge focurile mici puse de clienti, de angajati, de colegi, practic alergi toata ziua, fara rezultate semnificative. Esti ocupat cu munca, dar iti scapa din vedere cel mai important lucru, si anume, rezultatele.

Iata 3 elemente definitorii ale sarcinilor care intra in cadranul Urgent – Non Important:

  1. Au o contributie destul de redusa la rezultatele la nivel de echipa;
  2. Daca nu sunt realizate, franeaza sarcinile importante;
  3. Nu trebuie sa devina domeniul de actiune al liderilor.

Cu alte cuvinte, lucrurile Urgente dar Neimportante, sunt lucruri mici, dar care trebuie facute de cineva.


Cadranul 4. Non Urgent – Non Important

Referitor la acest cadran, doar o singura idee as puncta: toate lucrurile care intra in acest cadran trebuie sa le elimini, intrucat nu sunt nici importante si nici urgente. Practic, aduc doar pierderi de timp si energie. In continuare, am sa-ti pun la dispozitie o metoda de eficientizare zilnica a timpului: Foloseste cel mai important principiu in time-management: DA=NU si NU=DA.


👔 SEDINTA GRATUITA DE LIFE COACHING sau BUSINESS COACHING, prin Skype 1 la 1:

Inscrie-te acum la o sedinta de coaching prin Skype si descopera cum te pot sustine in dezvoltarea ta personala sau profesionala.

Vreau sa ma sustii in dezvoltarea mea personala – CLICK AICI

Vreau sa ma sustii in dezvoltarea ehipei si cresterea afacerii – CLICK AICI


Instrument 2: Foloseste cel mai important principiu in time-management: DA=NU si NU=DA.

Iata la ce ma refer cu acest principiu de time management: DA = NU si NU=DA:

  • atunci cand spui DA lucrurilor neimportante, de fapt spui NU lucrurilor cu adevarat importante;
  • atunci cand spui NU lucrurilor neimportante, de fapt spui DA lucrurilor cu adevarat importante.

Trebuie sa stii ca acest principiu de gestionare a timpului, este valabil atat pentru activitatile tale, cat si pentru oamenii care te inconjoara.

De fiecare data cand spui NU la ceva (fie ca ne referim la oameni, fie ca ne referim la activitati), de fapt spui DA la altceva.

Acest principiu DA=NU si NU=DA, te ajuta sa constientizezi ca, acolo unde este timpul tau si acolo unde este energia ta, acolo vor fi si rezultatele din viata ta. Asa ca, iata ce iti recomand ca sa poti include usor acest principiu in activitatea ta:

Pasul 1. Identifica oamenii carora consideri ca ar trebui sa le acorzi mai putin din timpul tau, sau chiar deloc. (pe acestia incearca sa-i tii cat mai departe de tine; nu trebuie sa acorzi acelasi timp tuturor).

Pasul 2. Identifica oamenii carora consideri ca merita sa le aloci mai mult din timpul, energia si cunoastera ta. (acestia sunt oamenii cei mai eficienti, asa ca incearca sa-i tii mai mult timp in preajma ta, si sustine-le dezvoltarea).

Pasul 3. Identifica activitatile care iti consuma inutil timpul. (incearca sa le diminuezi semnificativ, sau chiar sa le elimini).

Pasul 4. Identifica activitatile care conduc la o evolutie mai rapida, atat pentru tine ca lider, cat si pentru echipa ta. (focalizarea ar trebui sa fie pe acest tip de activitati).

Acest principiu de time management, DA=NU si NU=DA, il poti folosi atat in plan profesional… cat si in plan personal. Si chiar iti recomand sa faci asta… pentru ca in acest fel… vei creste calitatea relatiei personale si vei aduce mai multa multumire in viata ta.

Iata doar un exemplu in plan personal: Cand spui DA, pierzand 3 ore in fata televizorului si ascultand tot felul de stiri negative, de fapt spui NU copilului tau, spui NU familiei tale, spui NU dezvoltarii tale personale si profesionale;

In concluzie, gandeste-te bine si decide:

  • pe de o parte, ce oameni si ce activitati ai vrea sa elimini din viata ta;
  • pe de alta parte, ce oameni si ce activitati ti-ar aduce evolutie.

Apoi ia decizia, ca incepand de astazi, sa aloci timp si energie in directia lucrurilor care iti aduc evolutie personala, evolutie profesionala si o stare de multumire.

 Cam atat pentru astazi, sper ca informatiile pe care ti le-am prezentat te-au ajutat si inspirat!


🎯Surpriza mea pentru tine – Curs Leadership Mastery!

Acum ca ne apropiem de finalul acestui articol,  sper ca ai constientizat cat de important este sa ai o structura clara dupa care sa iti conduci eficient echipa si sa iti cresti rezultatele in afacere!

In acest sens, dupa mai bine de 10 ani in formarea si conducerea echipelor, iti pun la dispozitie cursul Leadership Mastery. Este surpriza mea pentru tine!

Un curs, sau mai bine zis o platforma online de leadership, adaptata realitatii mediului de business din Romania, din care vei invata pas cu pas, cum sa-ti conduci eficient echipa si cum sa-ti cresti afacerea, indiferent de nivelul la care te afli in prezent!

Leadership Mastery te ajuta:

  • Sa devii bun in rezolvarea problemelor care apar in echipa ta sau in firma ta (managementul conflictelor);
  • Sa ai o echipa suficient de motivata (motivarea resurselor umane);
  • Sa-ti pastrezi in firma cei mai buni angajati (managementul resurselor umane);
  • Sa transformi o echipa obisnuita in una performanta (managementul performantei);
  • Sa (re)castigi respectul echipei tale;
  • Sa-ti simplifici leadershipul la doar 4 lucruri esentiale, dar suficiente pentru ca oamenii sa-si doreasca sa fii liderul lor;
  • Sa-ti dezvolti mai usor si mai rapid afacerea.

In cursul Leadership Mastery vei gasi:

  • metode si strategii testate in Romania prin care sa-ti conduci mai eficient echipa;
  • studii de caz reale;
  • instrumente eficiente pe care le poti aplica in coordonarea echipei pe care o conduci chiar incepand de maine.

Cursul se adreseaza:

  • Proprietarilor de afaceri;
  • Managerilor;
  • Personalului din HR;
  • Liderilor care conduc echipe;
  • Coordonatorilor MLM.

Daca nu iei decizia sa-ti imbunatatesti nivelul de leadership, folosind instrumente cu eficienta dovedita, atunci:

  • vei continua sa te lovesti de probleme care iti incetinesc atat evolutia ta ca lider cat si evolutia echipei;
  • vei fi supraincarcat cu tot felul de activitati care iti vor limita eficienta si rezultatele;
  • nu vei sti ce ai de imbunatatit pentru a deveni un lider mai performant;
  • nu vei sti cum sa maresti increderea ehipei in tine;
  • nu vei sti cum sa delegi in mod corect pentru a te elibera de sarcini pe care le pot prelua oamenii tai.

Pentru mai multe detalii despre Leadership Mastery, te invit sa accesezi pagina cursului – CLICK AICI


Acum ca ai ajuns la sfarsitul acestui articol, vreau sa te felicit pentru intetresul acordat!

✪ Daca iti doresti sa ne sustii si sa oferi valoare celor din jur, da un Share, acorda o nota articolului – (click pe Rating) si lasa in sectiunea de Comentarii, opinia ta cu privire la acest subiect!


Succesul tau este programabil!

Gabriel Radu

Rating
Managementul timpului - Top metode de eficientizare, explicate pas cu pas! Overall rating: 5 out of 5 based on 1 reviews.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *